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Controle de Compras – conheça sua empresa através da gestão estratégica

11 de abril de 2014

Estratégias para um bom planejamento de compras

Domine cada etapa do jogo empresarial.  Traçar um bom planejamento de compras é fundamental para gerenciar as solicitações, cotações, ordens de compras, recebimento e inspeção de qualidade de forma prática. Ter o desenvolvimento da sua empresa na ponta do lápis permite ao comprador um acesso otimizado às informações gerenciais e evita retrabalhos no processo.

O modelo de finanças aplicadas à compras tem passado por uma série de mudanças. E isso transformou a forma das empresas guiarem seus negócios. O foco agora é direcionado do produto para o cliente, o estoque passou a ser administrado de acordo com a demanda, o fornecedor passa a integrar a cadeia em posições estratégicas e a qualidade passou a ser fator principal para a competitividade empresarial.

 

Gestão Estratégica de Compras

A função da área de compras foi ampliada, não atua mais somente em nível operacional, mas em nível estratégico, em que os esforços passam a ser direcionados para o planejamento das atividades principalmente a médio e longo prazo.

 

6 etapas de um bom planejamento de compras:

  1. Preparar a Previsão de Vendas: Trabalho conjunto. O controle de vendas é um dos itens essenciais para a gestão estratégica de compras. A previsão do lucro bruto determina quais áreas no setor de compras devem ser exploradas e quais podem ser deixadas de segundo plano. Orientado pelas previsões, o setor de compras terá condições de estabelecer a relação estoque/venda para atender às vendas previstas.
  2. Ajustamento da previsão às possibilidades da empresa: Integração. Preparadas as previsões de vendas, por setor ou departamento, e consolidadas na previsão global para o período, elas devem ser checadas e discutidas em reuniões.
  3. Decidir o que vai comprar: Qual é o plano? É nesta etapa em que o setor de compras planeja os desembolsos mensais necessários para as compras, além de indicar como e onde buscar, se necessários, os recursos para complementar o capital de giro da empresa.
  4. Elaborar orçamento: Após a elaboração do orçamento que atende às aquisições de mercadorias previstas para um determinado período, é necessário detalhar o orçamento para cada uma das seções da empresa. Estabeleça as cotas de compras mensais, de acordo com o cronograma geral recebido.
  5. Efetivação das compras: Quando tudo está organizado, esta etapa é muito fácil de ser cumprida. Com certeza o setor de compras de sua empresa já tem todos os seus tradicionais fornecedores cadastrados. Assim, ele poderá fazer as encomendas de forma a atender às limitações ditadas pelo cronograma de desembolso mensal. O setor financeiro, por sua vez, deve ser informado sobre: recebimento e a aceitação dos produtos/mercadorias/serviços comprados; produtos/mercadorias/serviços que, por qualquer motivo, foram rejeitados; e cancelamento de pedidos.
  6. Acompanhamento dos pedidos: Acompanhe os pedidos em trânsito, ou seja, aqueles que foram feitos, mas ainda não foram atendidos.

 

Planilha de planejamento de compras

Exemplo de planilha que pode ser feita para planejamento, gestão e operação de compras.

6 Passos Para Reduzir Custos

A matemática financeira é simples. Calcule em que área seu dinheiro está sendo desperdiçado e reformule suas metas para reduzir custos com os fornecedores. Invista em pequenas mudanças que farão toda diferença:

  1. Compras em grande volume: Dependendo do ramo de negócios é aconselhável manter um estoque.
  2. Não tenha somente um fornecedor:  Este é um risco para sua produção, além do perigo de faltar produtos no seu estoque. Deve haver uma colaboração entre a cadeia de fornecedores objetivando maior agilidade na aquisição de materiais e serviços
  3. Analise o mercado: Faça buscas constantes no mercado e avalie as novas mercadorias que possam substituir as que você já vende e que possam ter, até mesmo, um custo menor.
  4. Faça compras em parcerias: Una-se a outros empresários, pois compras mais volumosas conseguem diminuir o valor unitário do produto e ainda dividir custos de logística.
  5. Pense em seu estoque: O que está parado? O capital aplicado no produto que não girou não rende. Lembre-se que há custos de armazenamento e possível redução de preço se o produto fica deteriorado ou obsoleto.
  6. Negociação eficaz: Esteja sempre negociando com seus fornecedores. E lembre-se: só há bom negócio quando ambas as partes ganham.

Arquitetura organizacional. O planejamento em compras é essencial para a competitividade, pois os processos tornam-se mais eficientes reduzindo custo e tempo ao mesmo tempo focando na qualidade dos produtos e serviços comprados e manutenção dos relacionamentos com fornecedores. Quando você entende os desafios e oportunidades relacionados ao setor de compras, você pode estruturar melhor as políticas da sua empresa, estimar custos e preços nas atividades e entender os fatores internos e externos que influenciam na gestão da área. Invista, inteligência de mercado leva seu negócio ao sucesso.

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Uma resposta para “Controle de Compras – conheça sua empresa através da gestão estratégica”

  1. Claudia disse:

    Muito bom artigo, linguagem simples e de fácil entendimento.

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