Como fazer reuniões eficientes

Como fazer reuniões eficientes

A reunião de uma empresa é fundamental, pois funciona como um importante agente na comunicação interna. O problema é que muitas vezes ela é mal utiliza e considerada entediante ou até mesmo inútil pelos colaboradores, quando ela deveria ser motivacional.

Mas uma reunião não deve ser assim. Ela deve servir para apresentar ideias e promover questionamentos e debates. É na reunião que novas metas são estabelecidas, estratégias são definidas e problemas devem ser solucionados.

É possível transformar a reunião em algo produtivo e que as pessoas queiram participar e o melhor: sem um grande custo. Com atitudes simples o ambiente empresarial pode ser transformado, dando um novo ânimo para toda a equipe.

Confira nossas dicas para fazer reuniões eficientes sem gastos e stress:

1)    Faça uma pauta

A pauta pode ajudar a tornar a reunião mais organizada (Foto: Flickr)

A pauta pode ajudar a tornar a reunião mais organizada (Foto: Flickr)

Faça uma lista com uma breve descrição de cada assunto. A pauta como roteiro para a reunião pode evitar que assuntos importantes sejam esquecidos. Distribua essa pauta para sua equipe por email para que todos fiquem sabendo o que será/foi discutido em reunião.

2)    Tenha periodicidade

 

É importante que a reunião seja programada (Foto: Flickr)

É importante que a reunião seja programada (Foto: Flickr)

Para que se crie o hábito de ter reuniões, é importante que elas não aconteçam a qualquer momento, até mesmo para que os colaboradores possam se preparar. Determine um horário para se reunir com sua equipe. As reuniões podem ser mensais, quinzenais ou até semanais, depende da necessidade de cada empresa, mas é importante que todos saibam quando ela deve ocorrer.

3)    Crie um cronograma

cronograma de reuniões

Seguindo essa ideia, é importante também ter um cronograma das reuniões. Deve ficar claro para toda a equipe o dia exato da reunião, assim como sua duração – mas lembre-se que encontros demorados podem ser maçantes. Não custa desenvolver o hábito de avisar os colaboradores sempre que o dia da reunião estiver próximo.

O cronograma pode ser elaborado no início de todo ano ou no começou do semestre, se você preferir. Não precisa ser nada complexo, apenas estabelecer as datas em que a equipe se reunirá já é o suficiente. É possível aproveitar a oportunidade para elaborar um cronograma de todas as atividades da empresa. Há um congresso que seria interessante os colaboradores participarem? Programar isso pode ser interessante.

4)    Abra espaços para inserção de novas ideias e sugestões

novas ideias

As reuniões não devem ser algo fechado. É importante que se abra um espaço para que o colaborador possa apresentar novas ideias e expressar sua opinião. Não só abrir espaço como estimular esse comportamento. Peça para que os colaboradores tragam temas para serem discutidos.

5)    Faça uma ata

Independentemente do tamanho da equipe, é importante ter um registro de tudo aquilo que é discutido em reunião (Foto: Flickr)

Independentemente do tamanho da equipe, é importante ter um registro de tudo aquilo que é discutido em reunião (Foto: Flickr)

Tão importante quanto a pauta, a ata é um registro de tudo que eventualmente for discutido na reunião. Ela pode ser útil principalmente para alguém que não pôde comparecer em uma reunião. Esse é também um documento que pode servir para consultas futuras, caso surja alguma dúvida relacionada a algo que foi discutido.

Exemplo de ata para reuniões

Exemplo de ata para reuniões

 

É como que surjam dúvidas sobre como fazer uma ata. Mas ela é simples de ser feita, pois costuma seguir um modelo com as seguintes informações: Data, local, horário de início; colaboradores presentes; pauta da reunião; discussões e decisões; metas estabelecidas. Com esses elementos dificilmente a ata deixará de ter alguma informação importante.

Recapitulando:

1)    Faça uma pauta

2)    Tenha periodicidade

3)    Crie um cronograma

4)    Abra espaços para inserção de novas ideias

5)    Faça uma ata

A hora da reunião é um dos momentos empresariais mais importantes. É essencial agir como estimulador de debates, mas também como conciliador. Esse momento não deve ser completamente sisudo. O pouco de descontração faz bem. Leve um trecho de um filme ou uma série para apresentar determinado tema de uma maneira mais leve. Seguindo essa linha de pensamento, você conseguirá fazer uma reunião eficiente e produtiva.

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