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8 Dicas para otimizar seu tempo no trabalho

27 de dezembro de 2016

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O desempenho de cada um no trabalho é guiado por diversas variáveis que interferem na rotina e nas atividades do trabalhador. O ambiente em que estamos inseridos, a estrutura disponível, as tecnologias e os apoios que podem ser utilizados, os colegas de atividade e as motivações próprias são apenas algumas das coisas que afetam diretamente na produtividade e no sucesso da nossa rotina.

Pensar formas de contornar essas barreiras é extremamente importante para amplificar a geração de resultados e para melhorar o ambiente de trabalho. Entretanto, existe um grande vilão que não recebe tanta atenção e é pouco combatido nas empresas: a má gestão de tempo.

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Independente das facilidades trazidas pela melhora nas variáveis ditadas anteriormente, sem uma boa gestão de tempo é impossível melhorar processos, fluxos de trabalho e garantir mais eficiência e eficácia no emprego. Gerir o tempo não é uma coisa tão difícil e talvez por isso seja algo tão negligenciada. Com apenas algumas dicas você é capaz de melhorar a sua rotina diária e garantir mais sucesso na entrega de resultados.

 

1.     Priorize atividades

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Mantenha sempre em mente que realizar uma pauta de atividades é trabalhar com prioridades. Identifique na sua lista de tarefas o que é importante e o que é urgente. Considere importantes as coisas que te ajudam a atingir objetivos e resultados esperados, e urgentes as que possuem prazo limite próximo. Mas lembre-se que nem sempre o que é urgente contribuirá mais com os resultados esperados, e nem sempre o que contribui com os resultados é urgente.

Fazer essa avaliação das atividades facilita que você planeje o que deve ser feito primeiro e com mais energia. Ao terminar tarefas importantes você também será acometido por sensações positivas de produtividade, que ajudarão a continuar com as tarefas seguintes.

 

2.     Estipule metas e trace estratégias

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Traçar metas para as atividades e objetivos desejados é importante para ter um local em que se espera chegar. Entretanto, manter apenas as metas não é o suficiente. Estipule ações e tarefas que te ajudarão a atingir os objetivos propostos para que seja mais fácil planejar sua rotina. Com mais detalhes sobre o que precisa ser feito para chegar aos resultados desejados, você não perderá tempo tentando se localizar na trajetória em busca do sucesso, assim poderá focar mais esforços na real atividade para chegar lá.

 

3.     Delegue tarefas

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Principalmente estando em cargos e posições de chefia, absorver tarefas que não dizem respeito à sua posição parece algo normal. Mas não deve ser. Realizar compromissos que deveriam ser da equipe ou de subordinados pode afetar de forma muito danosa a produtividade do seu dia e impedir você de desempenhar funções realmente importantes para o sucesso da empresa.

Delegar tarefas para equipes e subordinados é bastante importante para manter o fluxo de trabalho. Confie em quem trabalha com você e passe atividades para as pessoas mais capacitadas no momento para realizá-las. Assim, você garante mais tempo para suas reais atribuições e também demonstra confiança nos colegas.

 

4.     Não procrastine

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Realize as atividades na velocidade em que elas devem ser feitas e não as postergue. Colocar em prática o jargão “não deixe para amanhã o que pode fazer hoje” pode ser uma ótima estratégia. Quanto mais atividades saírem da sua pauta, menos atividades você terá pela frente. Parece óbvio, mas aplicar isso de fato traz grandes resultados.

Outras coisas que podem ser benéficas é reduzir o tempo gasto com coisas supérfluas, como acessar redes sociais. Deixe isso para o seu tempo de lazer. Não assumir compromissos que não te competem também é essencial para manter a sua pauta em dia.

 

5.     Crie mais tempo

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Reclamar da falta de tempo é algo normal para grande parte dos profissionais. Entretanto, é difícil perceber que nós mesmos somos responsáveis pela quantidade de tempo que temos à disposição. Eliminar atividades e tarefas que não agregam aos nossos objetivos pessoais e profissionais é uma boa forma de garantir uns minutos extras durante a semana. Delegue, não assuma coisas que não pode cumprir, não acumule tarefas e organize com racionalidade a sua pauta para que o tempo faça sentido e você possa visualizar onde fazer alterações para o seu ganho próprio.

 

6.     Organize seus recursos e seu espaço

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Uma das grandes inimigas da boa gestão de tempo é a desorganização. Trabalhar em meio a coisas sem organização e sem lógica visível pode dificultar muito a realização de tarefas. Arrume seu espaço e o deixe dinâmico para você. Mantenha os recursos que você mais utiliza mais próximos de você, guarde o que não é necessário e garanta que o essencial esteja sempre visível e acessível. Assim você ganha tempo nas tarefas, impede a confusão na hora de utilizar ferramentas e demais apoios e proporciona maior fluxo de trabalho nas suas atividades.

Boas práticas de organização são sempre muito adotadas por empresas. O 5S, por exemplo, é um grande exemplo de programa de sucesso.

 

7.     Mantenha o foco

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Mantenha-se distante das distrações. Elas são as principais barreiras entre você e mais resultados. Deixar redes sociais de lado, desligar o celular, avisar as pessoas da sua indisponibilidade e demais ações que te desconectem do mundo externo são ótimas opções para garantir o foco nas atividades que precisam ser feitas e proporcionar melhor desempenho em busca dos seus objetivos.

Desconectar-se do que não é necessário é muito bom para promover uma imersão no trabalho e garantir que seus esforços serão gastos com tarefas que contribuirão para os seus resultados.

 

8.     Inclua sua vida pessoal na sua gestão de tempo

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É importante lembrar também que você não vive apenas de trabalho e precisa dar atenção à sua vida pessoal, familiar e social. Inclua em sua pauta atividades relacionadas a sua vida, assim você também consegue ter mais motivação e satisfação ao trabalhar. Prever ligações para os filhos, resolução de situações domésticas e outras coisas relacionadas à sua vida externa à empresa é bastante importante para a sua saúde. Alinhar a vida pessoal e profissional é a chave para obter sucesso nas duas e ter os melhores resultados.

É bastante importante ter a ideia de que, desde que planejado, tudo é possível na sua pauta e durante o seu dia. Gerir o seu tempo com qualidade é imprescindível para que sua rotina seja mais produtiva em todos os sentidos e aspectos.

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